Manajemen dan Organisasi

PENDAHULUAN

Siapa yang membutuhkan manajemen ?

            à Perusahaan (bisnis)

            à Semua tipe organisasi

            à Semua tipe kegiatan

Mengapa manajemen dibutuhkan ?

1. Untuk mencapai tujuan organisasi
2. Untuk menjaga keseimbangan di antara tujuan-tujuan yang saling bertentangan
3. Untuk mencapai efisiensi dan efektifitas

Efisiensi

•      Adalah kemampuan untuk menyelesaikan suatu pekerjaan dengan benar.

•      Manajer yang efisien adalah manajer yg bisa mencapai Output lebih tinggi  dari input yang digunakan atau Manajer yang bisa memaksimumkan output dengan jumlah input yang terbatas.

Efektifitas

•      Merupakan kemampuan untuk memilih tujuan yang tepat atau peralatan yang tepat untuk mencapai tujuan yang telah ditetapkan.

•      Manajer yang efektif adalah manajer yg dapat memlilih pekerjaan yang harus dilakukan atau metode/ cara yang tepat untuk mencapai tujuan

Kaitan Manajemen & Organisasi

Definisi Manajemen

Manajemen merupakan proses perencanaan (Planning), pengorganisasian (Organizing), pengarahan (Actuating) dan pengawasan (Controlling) usaha-usaha para anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumber daya organisasi lainnya agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan. Ilmu tentang upaya manusia untuk memanfaatkan semua sumber daya yang dimilikinya untuk mencapai tujuan secara efektif dan efisien.

Skema Pengertian Manajemen

Fungsi Manajemen

PROSES PERENCANAAN (PLANNING)

Adalah pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan, bagaimana, dan oleh siapa. Salah satu aspek penting perencanaan adalah pembuatan keputusan (decision making), proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

EMPAT TAHAP DASAR PERENCANAAN (PLANNING):

Tahap 1, Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan èdimulai dengan keputusan-keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau kelompok kerja.

Tahap 2, Merumuskan keadaan saat ini ètahap ini memerlukan informasi terutama tentang keuangan dan data statistik, yang diperoleh melalui komunikasi.

Tahap 3, Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan è segala kekuatan dan kelemahan serta kemudahan dan hambatan perlu diidentifikasikan untuk mengukur kemampuan organisasi dalam mencapai tujuan.

Tahap 4, Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan è Pengembangan berbagi alternatif kegiatan untuk pencapaian tujuan, penilaian alternatif-alternatif terbaik dan paling memuaskan.

PENGORGANISASIAN (ORGANIZING)

•   Pengorganisasian è proses penyusunan struktur organisasi yg sesuai dengan tujuan organisasi, sumberdaya-sumberdaya yg dimiliki dan lingkungan yg melingkupinya

•      Aspek utama proses proses penyusunan struktur organisasi ada 2 (dua) yaitu:

            Departementalisasiàpengelompokkan kerja

            Pembagian kerja à pemerincian tugas dan pekerjaan

Pengarahan (Actuating)

Pengarahan è Kegiatan memberi menggerakkan (directing), mempengaruhi orang lain (influencing), dan memotivasi seseorang untuk bekerja (motivating).

PENGAWASAN (CONTROLLING)

Pengawasan è suatu usaha sistematik untuk menetapkan standar pelaksanaan dengan tujuan-tujuan perencanaan, merancang sistem informasi umpan balik, membandingkan kegiatan nyata dengan standar yang telah ditetapkan sebelumnya, menentukan dan mengukur penyimpangan-penyimpangan serta mengambil koreksi yang diperlukan untuk menjamin bahwa semua sumber daya perusahaan dipergunakan dengan cara yang paling efektif dan efisien dalam pencapaian tujuan-tujuan perusahaan.

TAHAP-TAHAP PENGAWASAN

1.      Penetapan standar pelaksanaan (perencanaan)

2.      Penentuan pengukuran pelaksanaan kegiatan

3.      Pengukuran pelaksanaan kegiatan

4.      Pembandingan dengan standar, evaluasi

5.      Pengambilan tindakan, koreksi bila perlu

MANAJER

MANAJER à setiap orang yang mempunyai tanggung jawab atas bawahan dan sumberdaya-sumberdaya organisasi lainnya.

APA YANG DILAKUKAN MANAJER

1. Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain
2. Manajer memadukan dan menyeimbangkan tujuan-tujuan yang saling bertentangan dan menetapkan prioritas-prioritas
3. Manajer bertanggungjawab dan mempertanggungjawabkan
4. Manajer harus berpikir secara analistis dan konseptual

Jenis-jenis Manajemen

Berdasarkan Hirarki :

•         Top Management

•         Middle Level Management

•         Lower Level / First Line

Berdasarkan Fungsi :

•         Manajer Umum

•         Manajer Fungsional

Manajemen Puncak

•         Bertanggung jawab terhadap organisasi secara keseluruhan

•         Menentukan tujuan, strategi, dan kebijakan secara umum

•         Menentukan keputusan-keputusan strategis

Manajemen Menengah

Melaksanakan tujuan, strategi, dan kebijakan yang telah ditetapkan oleh manajer puncak serta mengkoordinasikan dan mengarahkan aktivitas manajer tingkat bawah dan juga karyawan operasional.

Manajer Umum

•      Mengawasi unit (divisi) tertentu yang mempunyai beberapa bidang sekaligus.

•      Bertanggung jawab terhadap aktivitas (pemasaran, keuangan, operasi) divisinya.

Ketrampilan Manajemen

Conseptual Skills :

1. Kemampuan mengkoordinasikan dan mengin-tegrasikan kegitan serta kepentingan organisasi.
2. Melihat organisasi secara keseluruhan, ketergantungan antar bagian, melihat masa depan, dan bagaimana lingkungan mempengaruhi organisasi

Human Skills :

Kemampuan memahami orang lain, bekerjasama dengan orang lain, mendorong serta memotivasi orang lain, baik secara individual maupun kelompok.

Tehnical Skills :

Kemampuan memahami serta melakukan kegiatan operasional

Organisasi

•      Organisasi adalah kesatuan yang memungkinkan masyarakat mencapai suatu tujuan yang tidak dapat dicapai individu secara perorangan (Gibson, Ivancevich & Donnely).

•    Organisasi adalah tata hubungan antara orang-orang untuk dapat memungkinkan tercapainya tujuan bersama dengan adanya pembagian tugas dan tanggung jawab (John M Gaus).

•      Organisasi adalah struktur antarhubungan pribadi yang berdasarkan atas wewenang formal dan kebiasaan di dalam suatu sistem administrasi (Dwight Waldo).

Sasaran/Goal/Tujuan

•      Goal/sasaran : tujuan yang diusahakan untuk dicapai oleh suatu organisasi

•      Organisasi mempunyai bbrp program/metode u/mencapai sasaran -> disebut rencana

•      Tanpa rencana, organisasi tidak dapat bertindak efektif

•      Untuk mencapai sasaran, organisasi harus memiliki & mengalokasikan sumber daya

Mengapa mempelajari  Organisasi dan Manajemen

•      Organisasi selalu ada dalam kehidupan masyarakat

•      Organisasi menjadi bagian tak terpisahkan dengan tujuan hidup setiap individu

•      Setiap orang menginginkan tujuan-tujuannya dpt terpenuhi secara efisien dan efektif

•      Sebagian dari orang-orang menginkan mengejar karir dalam organisasi